Opmaak van de brief

Er zijn bepaalde regels waaraan een brief moet voldoen. Ook wel conventies genoemd. Die regels gaan vooral over de indeling van de brief: waar komt uw naam; hoe spreekt u de ontvanger aan en waar zet u uw eigen adres?

Er zijn conventies die gelden voor alle brieven. Conventies zijn regels die voor iedereen gelden. Die regels liggen niet vast, zoals wetten, maar het zijn gewoontes waaraan iedereen zich houdt.


De adressering:
Naam persoon of bedrijf
t.a.v. + naam en eventueel (na een komma) functie
adres
postcode (twee spaties ertussen) plaats (in hoofdletters) Vooral als uw brief naar grote bedrijven gaat, vermeldt u de naam van de persoon en de functie van de persoon voor wie de brief bedoeld is, bijvoorbeeld:
- Kopielease BV
t.a.v. de heer Jansen, afdeling Inkoop

Plaats en datum voor brieven
Plaats (met komma erachter), en datum voluit (zonder punt erachter):
- wel: Leeuwarden, 19 november 1997
- niet: A'dam, 10-11-97

Betreft:
In zakelijke brieven vindt u vaak de mededeling Betreft of Onderwerp. Daarachter staat in een paar woorden waarover de brief gaat. Dat stukje zin begint niet met een hoofdletter. Kies voor één of twee steekwoorden, bijvoorbeeld:
- Betreft: schadeclaim H. Jansenius

De aanspreekvorm:
Achter de aanspreekvorm zet u altijd een komma. (Omdat heer of mevrouw niet aan het begin van de aanspreking staan, schrijf je ze zonder hoofdletter.) Gebruik in een aanspreking nooit de voorletters van de ontvanger.

De eigenlijke brief:
De eigenlijke brief bestaat uit een inleiding, een kern en een slot. De alinea's zijn duidelijk te onderscheiden. Als de tekst van de brief meer dan één pagina beslaat, wordt u aangeraden ervoor te zorgen dat de tweede bladzijde minstens één alinea bevat. Nummer de bladzijden vanaf de tweede pagina.

De ondertekening en de afzender:
Sluit de brief af met:
- Met vriendelijke groeten,
of als de brief een officieel karakter heeft:
- Hoogachtend,

Een brief wordt altijd ondertekend. De volgorde:
- Hoogachtend, (met komma erachter)
- uw handtekening
- uw naam
Bijlage(n)

Als u bijlagen aan een brief toevoegt, vermeldt u die onderaan de brief. U kunt dat kort houden of wat uitgebreider aanpakken.

- Bijlagen: 2

- Bijlagen:

de prijskrant
onze nieuwe catalogus